أصدر وزير البلدية فهد الشعلة قراراً بتشكيل لجنة مشتركة لمتابعة الأوضاع القائمة في منطقة جليب الشيوخ، برئاسة المدير العام للبلدية، وعضوية نائب المدير العام لشؤون قطاع محافظتي الفروانية ومبارك الكبير نائباً للرئيس، ونائب المدير العام لشؤون قطاع التنظيم العمراني والمخطط الهيكلي، وممثلين عن الإدارة العامة للإطفاء والهيئة العامة للبيئة، ووزارة الداخلية، ووزارة الكهرباء والماء، والهيئة العامة للقوى العاملة، ووزارة الأشغال العامة، على ألا تقل درجتهم عن وكيل مساعد، ومدير فرع بلدية محافظة الفروانية، ومستشار من الإدارة القانونية، على ان يتولى المهندس محمد الطحاوي أمانة السر، وان تقوم بأعمالها خلال 6 أشهر من تاريخ عقد أول اجتماع لها.
وحدد الشعلة اختصاصات اللجنة بحسب “القبس”، في دراسة الأوضاع والمشاكل التنظيمية في منطقة جليب الشيوخ، واقتراح الحلول المناسبة لها، وحصر كل المخالفات الواقعة بالمنطقة والمخالفة للقوانين والنظم المعمول بها في الجهات الحكومية الممثلة باللجنة، واقتراح الحلول المناسبة لها ووضع آلية عمل كفيلة للحد من تلك المخالفات، واتخاذ كل ما يلزم من إجراءات لتنفيذ تلك الآلية ووضعها موضع التنفيذ بالتنسيق مع الجهات المعنية بالدولة، كل فيما يخصه. ودعا الشعلة اللجنة في سبيل تأدية مهامها الى القيام بجولات ميدانية بمنطقة جليب الشيوخ، لرصد الوضع بالمنطقة واتخاذ ما يلزم من إجراءات وفقاً للمهام المسندة لها، على ان تجتمع أثناء أوقات الدوام الرسمي بدعوة من رئيسها أو نائبه ــ في حال غياب الرئيس ــ ويجب ان تكون الدعوة مكتوبة ومصحوبة بجدول الأعمال والمستندات الخاصة بالموضوعات المدرجة على هذا الجدول، ويعتبر اجتماع اللجنة صحيحاً بحضور أغلبية الأعضاء، الذين تتكون منهم اللجنة، على ان يكون الرئيس أو نائبه، من بينهم، وتصدر قراراتها وتوصياتها بأغلبية أعضائها، وفي حال تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي فيه الرئيس.
وطلب من اللجنة تحرير اجتماعات المحاضر، ويذكر فيها كل ما تقوم به من أعمال وما اطلعت عليه من أوراق وما اتخذته من قرارات.
ومنح اللجنة في سبيل تأدية أعمالها دعوة من ترى لزوم دعوته من موظفي البلدية، أو أي من الجهات الحكومية المعنية، لسماع وجهة نظرهم أو تقديم كل المعلومات والمستندات المتعلقة باختصاصات اللجنة، أو توضيح ما ورد إليها من بيانات أو معلومات من دون ان يشارك في التصويت.
